Каков наилучший способ организации электронной почты в MS Outlook?

Каждый специалист по разработке программного обеспечения (и особенно руководители проектов) должен иметь дело с бесконечным потоком электронных писем. Каков наилучший способ их организации в MS Outlook?

Очевидно, что некоторые приманковые средства отслеживания проблем дают большую гибкость, но меня интересует простой ванильный подход, который можно развернуть в большинстве организаций.

P.S. Поиск электронной почты, как правило, является наименее из проблем, которые необходимо решить. Поиск сейчас очень хорош.

ОТВЕТЫ

Ответ 1

В моем основном почтовом ящике у меня есть 3 дочерних файла: Do, Done, Defer и 3 макроса, чтобы переместить выбранную папку в соответствующую папку. (alt-1 перемещает выбранную почту до конца, а затем выбирает следующую почту). Каждый день я быстро фильтрую свой почтовый ящик в три папки. Я могу обрабатывать несколько сотен писем за 20 минут или около того.

Сделайте, что я ожидаю сегодня. Совершено, что-то мне не волнует/читал и понимал, я не собираюсь возвращаться к ним сегодня. Отложите, я кое-что сделаю, но не сегодня.

В конце обработки я ожидаю, что мой почтовый ящик будет пустым.

В конце дня все почтовые отправления в Do переходят в режим отсрочки (я не хочу, чтобы все было в Сделано в течение ночи).

В начале дня все элементы в Defer фильтруются с использованием вышеприведенных правил, я не хочу оставлять вещи в Defer более одного дня или 2. Если материал слишком долго висит, я добавлю его в свой дневник для обработки позже.

В конце дня вся почта в Done копируется в папку архива в зависимости от месяца/года. Готово - просто место для хранения вещей, которые нужно архивировать.

Я использую инструмент для индексации моего архива, я на самом деле использую X1, но рабочий стол Google - отличная альтернатива.

Я отфильтровываю любые важные факты, на которые я хотел бы обратить внимание в примечаниях к перспективам.

Я отфильтровываю любые задачи, которые я хотел бы переделать в omni focus (http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/) лучший GTD, который я нашел.

Я НЕ использую свой почтовый ящик как список todo или механизм для записи тонких фактов, которые я хочу вспомнить позже. Я знаю, что много людей, но ИМХО, это просто плохой способ быть.

(перекрестная ссылка на LJ).

ИЗМЕНИТЬ.

О, за пост выше, я также фильтрую любую почту, не отправленную мне напрямую, по списку рассылки, на который была отправлена ​​почта. Я уделяю большое внимание каждому списку рассылки. Я выполняю описанный выше механизм для каждого списка рассылки, но некоторые из них я просматриваю, а некоторые из них обрабатываются подробно.

Пересоздать

В комментариях меня попросили предоставить источник для макросов, упомянутых выше. Я НЕ ПРИНИМАЮ, что это рассматривается как пример хорошего VBA, я уверен, что он был получен из interweb и адаптирован для моих целей. Он прослужил много лет.

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub

Ответ 2

В зависимости от получаемого мною письма у меня есть две стратегии, которые можно использовать вместе:

1) Как большинство людей предлагают выше, используйте свой почтовый ящик как список todo и держите его в чистоте. иметь 1 папку для архивных писем и использовать все инструменты поиска для поиска!

2) Если вы получаете HUGE amts почты, затем используйте фильтр для перемещения писем, которые вы только CC'ed в другую папку. Затем проверяйте только эту папку N раз в день (я использовал N = 3, утро, обед и время дома)

Вы будете поражены тем, сколько времени это сэкономит вам, если вы обнаружите, что чувствуете, что вы читаете письма, которые находятся в папке "Входящие", пытаясь сохранить вас в папке "Входящие".

Эта остановка несрочных писем от нарушения вашего потока и выполняется быстрее, потому что теперь вы можете прочитать всю цепочку конверсии людьми, которые были в списке ТО.

НТН

Ответ 3

любая электронная почта, которая автоматически генерируется, автоматически фильтруется в свою собственную папку. Отдельные папки для каждого проекта и многое другое для HR и общего мусора. В основном папка "Входящие" должна содержать только те элементы, которые требуют откликов, после того как они откликаются на сообщения, перемещаются в папку.

Ответ 4

Я сохраняю все, что требует моего внимания в папке "Входящие", и переместите все, что было доведено до моей сохраненной папки.

Я только начал использовать категории с понедельника, и я думаю, что это то, о чем нужно знать больше людей.

У меня есть несколько правил, которые определяют имена проектов из темы и автоматически присваиваются правильной категории, когда моя папка "Входящие" установлена ​​в "Группировать по категориям".

Наконец, я использую Google Desktop для поиска - гораздо быстрее и проще, хотя мне не нравится, когда я пересылаю свои сообщения в свою сохраненную папку.

Ответ 5

Установите LookOut, оставьте все в папке "Входящие" и просто найдите материал.

Хорошо, может быть, какая-то организация, но LookOut довольно хорош, и чем лучше поиск, тем менее ручная организация вам нужно делать, и это хорошая вещь, IMO.

Ответ 6

Я использую папки!!! мы обычно получаем задачи, которые имеют уникальный номер! поэтому папки называются после номеров задач!

Готовые папки задач перемещаются в архив! простой и вместе с тем мощный! Я нашел его полезным и после него в течение последних 3 + лет

Ответ 7

У меня просто две папки: мой почтовый ящик и подпапка под названием "архив". Мой почтовый ящик - мой список дел. Если какое-либо сообщение нуждается в дополнительном внимании или какие-то действия, которые необходимо выполнить, или я жду ответа на что-то, он остается в папке "Входящие". Если он обрабатывается, я перемещаю его в архив.

Поэтому, если он находится в папке "Входящие", он напоминает мне о том, что мне все еще нужно делать каждый раз, когда я проверяю свое электронное письмо.

Поиск индексирования в Outlook с помощью Vista делает поиск по электронной почте столь же увлекательным, как и с Google Mail, поэтому вы можете применить ту же стратегию, что и они. Зачем удалять электронное письмо?

Кроме того, я отключу авто архивирование и сохраняю все электронные письма со мной.

Ответ 8

Я использую те же принципы, что и эта статья GTD - текст ссылки

По существу, я сохраняю свой почтовый ящик прозрачным и перемещаю все в папки, как указано в статье. В наши дни поиск достаточно хорош, что вам не нужны бесконечные подпапки.

Ответ 9

Кажется, что все предлагают папки; Я предлагаю категории.

У меня есть 1 активный pst и 1 pst за год в архиве, каждая почта назначается одной или несколькими категориями. Отрегулируйте представление папки в группе по категориям.

Основное преимущество заключается в том, что вы можете назначить несколько категорий для одной почты.

Все, что по-прежнему требует внимания, находится в папке "Входящие" без категорий.

О да, и правила! Как уже упоминалось, правила для автоматических писем, а также правило для известных отправителей, которое отправляет входящую почту в специальную папку "Входящие".

Ответ 10

Папка! Приятно и просто.

Я нашел, что за эти годы они неоценимы, чтобы помочь организовать отдельные письма на основе клиента или проекта. Даже когда задействовано несколько сторон, мне нужно найти только 2 папки, чтобы найти то, что мне нужно.

Редактирование: похоже на то, что сказал плач, я использую inbox essentailly как список дел, которые мне все еще нужно посмотреть.

Ответ 11

1 папка на проект.
1 для личных писем.
1 для поддержки.

Входящие для большинства других вещей.

Я обычно настраиваю правила для автоматической отправки почты в нужные папки.

Ответ 12

Файлы и папки, автоматическая фильтрация и небольшой почтовый ящик (т.е. Inbox Zero) - все это хорошая практика, но в конечном счете все это о том, чтобы быть чтобы найти электронные письма, когда они вам понадобятся, и для этого на данный момент существует только один ответ для Outlook.

Установите Xobni.

Ответ 13

Я использую Windows Desktop Search.

У меня огромный автономный PST, где я перемещаю все, и я легко могу найти что-либо, выполнив поиск.

Ответ 14

  • Использовать папки - по одному для каждого объекта ex. проект X, маркетинг, личный, TODO и т.д.
  • Я также использую Xobni, чтобы быстро находить электронные письма от конкретного отправителя.
  • Две "специальные" папки: "Входящие" для отправленных мне писем и "Входящие-СС" для электронных писем. Я CC'd. Новые письма поступают в одну из этих папок, а затем я решаю, где их хранить.

Ответ 15

Мерлин Манн потратил время, исследуя это как Inbox Zero. Там отличное видео презентация в Google, который стоит посмотреть.

Ответ 16

Я крайний сортировщик, и у меня было интересное время для реорганизации моих шаблонов электронной почты для босса - она ​​получает 500 писем в день. После спама. И требует, чтобы все ее электронные письма оставались в Outlook (это означает, что передача, например, формы электронной почты 2001 в архивный файл отсутствует). Это все еще органический процесс, но наиболее эффективный и наиболее легко принятый ею был:

1) Используйте папки для разделения функциональных областей. Например: папка "Компания" или "Рабочий", содержащая Контракты (с подпапкой для каждого активного контракта), "Развитие бизнеса" (предложения/лидеры) и "Личное развитие" (материалы для обучения и конференций, квитанции и т.д.). За пределами папки "Компания" находится личная папка для писем, не связанных с работой.

Мое единственное эмпирическое правило заключается в использовании папок, но не сходите с ума от подпапок. Одно дело отделить ваши M & Ms от ваших Snickers и молочных молочных продуктов, другое - отделить цвета ваших M & Ms.

2) Категории сосать. Они не являются ярлыками или тегами. Они недостаточны. Тем не менее, еще немного, что может помочь вам выделить/раскрасить электронные письма, за исключением, может быть, флагов в Outlook 2003. У меня есть правило, настроенное для категорий любого письма, которое отправляется от других сотрудников внутри компании, поэтому их не упускают из виду.

После этого: правила, правила, правила. Я не нашел предела. Сначала у меня есть всевозможные очищенные фильтры спама, а затем фильтры новостей, которые перемещают все списки и информационные бюллетени и объявления RFP в папку новостей и отмечают их как прочитанные (непрочитанные сообщения обозначают приоритет и требуют внимания; новости не являются обязательными - это промедление, а не работа). Тогда для каждого контракта есть правило, которое фильтрует любую электронную почту из домена клиента в соответствующую папку контракта.

И, конечно, я бы сказал, прочитав Inbox Zero (в частности этот и Email Zen и возьмите то, что самородки добра означают для вас больше всего, прежде чем продолжить.

Ответ 17

Я просто храню все это в папке "Входящие" и позволяю авто-архивировать. Таким образом, я могу сортировать и искать в папке "Входящие", чтобы найти что-нибудь. Google Desktop Search также помогает.

Я знаю некоторых людей, которые изящно переназначают свои электронные письма в огромную иерархию папок. Они не могут найти ничего больше, чем 2 дня! "Возможно, я помещал его в Project X, нет, может быть, в Oracle Issues, no,..."